Internationaal zakendoen: verdiep je in het land en de cultuur

Wie internationaal gaat zakendoen, kijkt vaak eerst naar de commerciële kant. Is er vraag naar mijn product? Wie zijn mijn klanten of leveranciers? Wat kost transport? Welke invoerrechten en producteisen gelden? Allemaal belangrijk, maar daarmee ben je er niet.

Je doet zaken in een andere omgeving, met mensen die soms anders communiceren, beslissingen nemen en afspraken interpreteren dan wij in Nederland gewend zijn. Daarnaast kunnen lokale omstandigheden veel invloed hebben op hoe een bedrijf werkt. Dat heb ik in de afgelopen jaren zelf vaak ervaren bij het zakendoen in onder andere China, Japan, India en verschillende Afrikaanse landen.

Mijn belangrijkste les: verdiep je vooraf goed in een land, maar blijf ook tijdens de samenwerking kijken, vragen en controleren. De werkelijkheid is bijna altijd genuanceerder dan wat je vooraf op papier vindt.

Begin met goed onderzoek

Voordat ik een nieuwe markt, klant of leverancier serieus beoordeel, wil ik eerst begrijpen waar ik terechtkom. Daarvoor gebruik ik verschillende bronnen. De landenpagina’s van RVO zijn bijvoorbeeld een goed startpunt voor informatie over marktkansen, handelswetgeving, cultuurverschillen en andere aandachtspunten per land. Ook KVK, ambassades, lokale handelskamers, brancheorganisaties en lokale overheidswebsites kunnen waardevolle informatie geven.

Voor formele onderwerpen zoals douane, sancties, producteisen of handelsvoorwaarden kijk ik zoveel mogelijk naar officiële bronnen. Maar ik gebruik nooit maar één website. Informatie kan verouderd zijn, een bron kan maar één kant van het verhaal laten zien en lokale omstandigheden kunnen snel veranderen. Zeker bij landen met politieke of economische onzekerheid is het belangrijk om tussentijds opnieuw te controleren wat er speelt.

Kijk niet alleen naar kansen, maar ook naar risico’s

Een markt kan commercieel interessant lijken en toch in de praktijk lastig zijn. Hoe stabiel is het land? Zijn er betalingsrisico’s? Hoe betrouwbaar zijn lokale registraties en documenten? Hoe goed is de infrastructuur? Speelt corruptie een rol? En kun je controleren of een zakenpartner daadwerkelijk is wie hij zegt dat hij is?

Dat soort vragen horen wat mij betreft gewoon bij marktonderzoek. Vooral als je producten inkoopt of laat produceren, moet je bovendien verder kijken dan het bedrijf waarmee je rechtstreeks zaken doet. Kun je bijvoorbeeld achterhalen waar onderdelen en materialen werkelijk vandaan komen?

Wij denken bij een fabrikant al snel aan een grote fabriek waarin alles netjes wordt geproduceerd, geregistreerd en gecontroleerd. In de praktijk kan de keten heel anders zijn. In Nepal heb ik bijvoorbeeld gezien dat producenten onderdelen gewoon lokaal op de markt inkopen. Dat hoeft geen probleem te zijn voor het productieproces, maar het wordt wel een probleem als jij vervolgens moet aantonen wie de fabrikant van dat onderdeel is, welk materiaal is gebruikt of aan welke specificaties het voldoet.

Als jouw leverancier die informatie zelf niet heeft, kan hij ook niet met zekerheid verklaren dat het onderdeel aan de Europese producteisen voldoet. Dat soort dingen zie je niet altijd in een offerte, auditrapport of mooie leverancierspresentatie. Soms moet je gewoon gaan kijken.

Cultuur heeft invloed op hoe afspraken worden gemaakt

Naast de lokale situatie is ook de zakelijke cultuur belangrijk. Ik heb veel zakengedaan met bedrijven in Azië en merkte daar bijvoorbeeld dat de Nederlandse directheid lang niet overal vanzelfsprekend is.

Wij zeggen vrij gemakkelijk nee als iets niet kan. In verschillende Aziatische culturen ligt dat gevoeliger. Een direct nee kan als onbeleefd worden ervaren of tot gezichtsverlies leiden. Daardoor kun je een antwoord krijgen dat voor Nederlandse oren positief klinkt, terwijl het helemaal geen harde toezegging is.

Een “yes”, “we will try” of “no problem” betekent dus niet automatisch dat iets ook echt gaat gebeuren. Ook hiërarchie speelt vaak een grotere rol dan wij in Nederland gewend zijn. Leeftijd, geslacht, functie en positie binnen het bedrijf kunnen invloed hebben op hoe een gesprek verloopt en wie uiteindelijk een beslissing neemt.

Degene met wie je inhoudelijk alles bespreekt, hoeft dus niet degene te zijn die daadwerkelijk bevoegd is om akkoord te geven. En wie je als eerste aanspreekt, wie er aan tafel zit en hoe je iemand benadert, kan belangrijker zijn dan je vooraf verwacht.

Dat betekent voor mij niet dat je een lijstje met culturele regels uit je hoofd moet leren. Het betekent wel dat je moet beseffen dat jouw manier van communiceren en jouw idee van gelijkwaardigheid binnen een organisatie niet automatisch de norm zijn. Juist daarom is het belangrijk om vooraf uit te zoeken met wie je spreekt en hoe de verhoudingen binnen een organisatie liggen.

Controleer of je elkaar echt hebt begrepen

Juist omdat communicatie anders kan verlopen, vind ik tussentijds controleren belangrijk. Wat hebben we nu precies afgesproken? Wie doet wat? Wanneer moet iets klaar zijn? Is dit een verwachting of een harde afspraak?

Dat klinkt misschien overdreven, maar ik heb vaak genoeg meegemaakt dat twee partijen na een gesprek allebei tevreden weglopen en later toch een heel ander beeld blijken te hebben van wat er is afgesproken.

Ook bij betalingen en garantievoorwaarden moet je daar rekening mee houden. In India heb ik bijvoorbeeld regelmatig discussies meegemaakt waarbij vlak voor betaling ineens fouten of garantiepunten naar voren werden gebracht. Soms ontstond daardoor opnieuw discussie over betaling of over het verlengen van garantie.

Dat betekent uiteraard niet dat iedere Indiase onderneming zo werkt. Wel heeft die ervaring mij geleerd dat ik bij internationale relaties betalingsvoorwaarden, acceptatiecriteria, klachtenprocedures en garanties vooraf veel scherper vastleg. Een contract voorkomt niet alle problemen, maar onduidelijkheid helpt zeker niet.

Praat met mensen die de markt al kennen

Online onderzoek geeft je een basis. Praktijkervaring geeft vaak de nuance. Daarom praat ik graag met ondernemers die al in een land actief zijn.

Vraag niet alleen of een markt interessant is, maar vooral waar zij in de praktijk tegenaan zijn gelopen. Hoe betrouwbaar zijn levertijden? Hoe verlopen betalingen? Hoe werkt contact met lokale overheden? Welke informatie bleek achteraf anders te liggen dan gedacht? En wat hadden zij vooraf graag willen weten?

Ook via RVO, KVK, ambassades en het Nederlandse buitenlandnetwerk kun je veel informatie ophalen. Het helpt bovendien om dezelfde vraag aan meerdere mensen te stellen. Je krijgt vaak verschillende antwoorden, en juist die verschillen geven een realistischer beeld van de markt.

Gebruik beurzen en handelsmissies om je beeld te toetsen

Beurzen zijn voor mij meer dan een plek om klanten of leveranciers te vinden. Je ziet in korte tijd hoe een markt werkt: welke bedrijven actief zijn, hoe zij zich presenteren, welke producten worden aangeboden en waar klanten over praten.

Hetzelfde geldt voor handelsmissies. Die kunnen helpen om een markt beter te begrijpen, mogelijke zakenpartners te ontmoeten en je eerste aannames te toetsen. Zeker als je een land nog nauwelijks kent, kan zo’n bezoek veel duidelijk maken wat je online nooit volledig ziet.

Ga zelf kijken als het belangrijk wordt

Wanneer een leverancier, klant of markt echt belangrijk voor je wordt, ben ik een groot voorstander van zelf gaan kijken. Niet ieder land heeft dezelfde infrastructuur, administratie, voorzieningen of manier van werken als Nederland. Dat merkte ik bijvoorbeeld in verschillende Afrikaanse landen, waar lokale omstandigheden veel meer invloed kunnen hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering dan wij hier gewend zijn.

Dat zegt niets over de kwaliteit van de ondernemer met wie je zakendoet. Het betekent alleen dat die ondernemer binnen een andere werkelijkheid werkt.

Hetzelfde geldt voor productie. Loop door een fabriek. Vraag waar materialen vandaan komen. Kijk hoe producten worden opgeslagen en hoe kwaliteitscontroles plaatsvinden. Vraag welke onderdelen intern worden gemaakt en welke worden ingekocht.

En accepteer niet automatisch ieder certificaat, testrapport of iedere verklaring zonder te begrijpen waarop die informatie is gebaseerd. Als jij uiteindelijk verantwoordelijk bent voor de compliance van een product op de Europese markt, moet je ook voldoende vertrouwen hebben in de informatie achter dat product.

Blijf je beeld bijstellen

Misschien is dat uiteindelijk wel het belangrijkste bij internationaal zakendoen: doe onderzoek, maar denk niet dat je daarna klaar bent. Landen veranderen, regelgeving verandert en bedrijven veranderen. Mensen wisselen van functie, markten worden instabieler of juist interessanter en wat twee jaar geleden normaal was, hoeft dat vandaag niet meer te zijn.

Blijf daarom informatie controleren en combineer verschillende bronnen. Lees de landeninformatie van RVO en andere officiële bronnen, praat met mensen die de markt kennen, bezoek een beurs, ga mee met een handelsmissie als dat relevant is en ga zelf naar het land wanneer de omvang of het risico van de samenwerking dat rechtvaardigt.

Maar blijf vooral goed kijken naar wat er daadwerkelijk gebeurt.

Mijn ervaring is dat internationaal zakendoen zelden misgaat omdat iemand één feit over een land niet kende. Problemen ontstaan veel vaker doordat we aannemen dat de andere partij dezelfde verwachtingen, omstandigheden en manier van werken heeft als wij.

En juist die aanname moet je blijven controleren.

Internationaal zakendoen vraagt om een bredere blik

Wil je een nieuwe markt betreden, een buitenlandse leverancier beoordelen of beter begrijpen welke risico’s er spelen? Ik help je om niet alleen naar de commerciële kansen te kijken, maar ook naar de praktische kant: lokale omstandigheden, leveranciers, logistiek, compliance en de manier waarop er zaken wordt gedaan.

Neem gerust contact met mij op om je situatie te bespreken.