Nulmeting supply chain data: zijn je processen klaar voor nieuwe data-eisen?

Ik word regelmatig gevraagd om binnen een supply chain mee te kijken naar veranderingen, knelpunten of verbeteringen. Soms als losse opdracht, maar ook wanneer ik interim binnen een organisatie word ingezet om processen te verbeteren of veranderingen te begeleiden.

In zulke situaties begin ik vaak met een nulmeting. Niet dezelfde nulmeting als mijn import/export nulmeting, waarbij ik specifiek kijk naar douane-, import- en exportprocessen, verplichtingen en risico’s. Bij deze nulmeting kijk ik breder naar de goederen- en informatiestroom binnen de supply chain.

Hoe loopt het proces nu werkelijk? Welke informatie wordt gebruikt? Waar komt die vandaan? Wie is verantwoordelijk? Waar wordt de informatie opgeslagen? En wat gebeurt er als iets verandert?

Dat wordt steeds relevanter. Voor douane, product compliance, verpakkingen, leveranciersbeheer en ontwikkelingen zoals het Digital Product Passport is steeds meer betrouwbare en herleidbare informatie nodig.

Veel bedrijven hebben een groot deel van die informatie al. Maar vaak staat deze verspreid over ERP, Excelbestanden, mailboxen, leveranciersdocumentatie en verschillende afdelingen. Dezelfde gegevens worden soms meerdere keren bijgehouden en het is niet altijd duidelijk welke bron leidend is.

Daarom kijk ik eerst naar de bestaande situatie. Pas als duidelijk is waar de knelpunten zitten, kun je bepalen wat er echt moet worden aangepast.

Kijk hoe het proces in de praktijk loopt

Een procedure op papier laat niet altijd zien hoe medewerkers werkelijk werken. Daarom kijk ik naar de hele goederen- en informatiestroom. Hoe wordt een nieuw artikel aangemaakt? Welke informatie vraagt inkoop op? Wie bepaalt de goederencode? Waar wordt oorsprong vastgelegd? Waar staan technische documenten en certificaten? En wat gebeurt er wanneer een leverancier iets wijzigt?

Door het proces van begin tot eind te volgen, zie je vaak snel waar informatie dubbel wordt ingevoerd, waar medewerkers eigen bestanden bijhouden en waar controles of verantwoordelijkheden ontbreken.

Een extra Excelbestand of eigen controlelijst is daarbij niet per definitie verkeerd. Vaak is zo’n oplossing juist ontstaan omdat bepaalde informatie in het bestaande proces niet goed beschikbaar is. Dan wil ik eerst weten waarom iemand die extra stap nodig heeft voordat je besluit deze weg te halen.

Weet welke informatie je gebruikt en waar die vandaan komt

Niet alle data is even belangrijk. Ik kijk vooral naar gegevens die in meerdere processen worden gebruikt of die gevolgen kunnen hebben voor douane, logistiek of compliance.

Denk aan artikel- en productgegevens, fabrikant en leverancier, goederencode en oorsprong, gewicht, productsamenstelling, verpakkingsgegevens, certificaten, testrapporten en technische documentatie.

Daarbij wil je voorkomen dat verschillende afdelingen hun eigen versie van dezelfde informatie bijhouden. Als logistiek, compliance en de expediteur ieder een ander artikelgewicht gebruiken, ontstaat vroeg of laat een probleem.

Een groot deel van deze informatie ontstaat bovendien buiten de eigen organisatie. Productsamenstelling, technische specificaties, oorsprongsinformatie en verpakkingsgegevens komen vaak van leveranciers of producenten. Dan moet duidelijk zijn wat de bron is, hoe de informatie binnenkomt en waar de onderbouwing wordt bewaard.

Maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is

Ook eigenaarschap hoort bij goede data.

Wie bepaalt de goederencode, oorsprong of de nieuwe leveranciersinformatie? En wie verwerkt een wijziging?

IT kan het systeem beheren, maar is daarmee nog niet verantwoordelijk voor de inhoud. Voor belangrijke gegevens moet daarom duidelijk zijn wie de informatie aanlevert, wie deze controleert, wie wijzigingen mag verwerken en wanneer opnieuw moet worden beoordeeld of de informatie nog klopt.

Zonder die afspraken blijft de kwaliteit van data te afhankelijk van individuele medewerkers.

Zorg dat duidelijk is welke bron leidend is

Het hoeft niet allemaal in één systeem te staan. Wel moet duidelijk zijn welke bron leidend is. Als hetzelfde gegeven voorkomt in het ERP, WMS, een Excelbestand en bij de expediteur, moet je weten welke waarde correct is en waar een wijziging als eerste wordt verwerkt. Anders ontstaan verschillende versies van dezelfde informatie.

Hetzelfde geldt voor oorsprong, goederencodes, fabrikantgegevens, productsamenstelling, verpakkingsinformatie en documentatie.

Daarbij is niet alleen van belang dat informatie aanwezig is. Je moet ook kunnen aantonen waarop een gegeven is gebaseerd. Staat in het systeem dat een product oorsprong China heeft, dan wil je kunnen terugvinden hoe dat is vastgesteld, welke informatie daarvoor is gebruikt en of die informatie nog actueel is.

Bij product compliance geldt hetzelfde. Een veld met “product akkoord” heeft weinig waarde als niemand meer kan terugvinden welke beoordeling, test of documentatie daarachter zit.

Kijk ook naar wijzigingen en leveranciersinformatie

Bij de eerste inrichting van een product wordt meestal veel informatie verzameld. Daarna blijft een artikel soms jarenlang in het systeem staan, terwijl producten en supply chains ondertussen veranderen.

Een leverancier wisselt van fabriek, een materiaal wordt aangepast, een verpakking verandert of een certificaat verloopt. Dan is niet alleen de vraag of één veld wordt bijgewerkt. Je moet ook weten welke andere processen door die wijziging geraakt kunnen worden.

Een wijziging in productsamenstelling kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor product compliance, maar mogelijk ook voor douane of oorsprong. Een wijziging van verpakking kan weer gevolgen hebben voor gegevens die onder de PPWR nodig zijn.

Daarom kijk ik bij een nulmeting ook naar wijzigingsbeheer en leveranciersafspraken. Is duidelijk welke informatie een leverancier moet aanleveren? Moeten wijzigingen actief worden doorgegeven? En weet intern iemand wat er met nieuwe informatie moet gebeuren?

Als je deze informatie pas gaat verzamelen op het moment dat iemand erom vraagt, loop je meestal achter de feiten aan.

Waar zit dubbel werk?

Een nulmeting gaat niet alleen over compliance. Vaak zit er ook veel winst in de manier waarop informatie intern wordt gebruikt.

Moet compliance gegevens opnieuw opvragen die inkoop al heeft? Voert logistiek informatie opnieuw in die al in de artikelstam staat? Worden gegevens handmatig overgenomen naar een bestand voor de expediteur?

Iedere extra handmatige stap kost tijd en vergroot de kans op fouten. Mijn uitgangspunt is daarom dat informatie die eenmaal goed is gecontroleerd en vastgelegd, waar mogelijk opnieuw moet kunnen worden gebruikt.

Dat voorkomt ook dat iedere nieuwe verplichting weer leidt tot een apart Excelbestand, een extra lijst of een nieuwe tool. Kijk eerst welke gegevens al beschikbaar zijn en of die betrouwbaar zijn. Pas daarna bepaal je wat voor een nieuwe verplichting nog ontbreekt en waar je die informatie het beste kunt vastleggen.

Wat levert deze nulmeting op?

Na de nulmeting moet vooral duidelijk zijn waar de risico’s en verbeterpunten zitten. Bijvoorbeeld doordat dezelfde informatie op verschillende plaatsen wordt bijgehouden, leveranciersinformatie ontbreekt, verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, controles onvoldoende zijn of wijzigingen niet goed worden doorgezet.

Niet alles hoeft daarna tegelijk te worden aangepast. Soms zit de verbetering in een duidelijke werkinstructie, een extra controle of een betere leveranciersafspraak. Soms moeten gegevens anders worden vastgelegd of processen beter op elkaar aansluiten. En soms is een systeemaanpassing of koppeling wel degelijk nodig.

Maar dan weet je ook waarom.

Hoe kan VAN EYCK ADVIES helpen?

Een nulmeting kan als losse opdracht worden uitgevoerd, maar ook het vertrekpunt zijn voor een bredere interimopdracht binnen de supply chain.

Na de analyse kan ik helpen om de verbeteringen ook daadwerkelijk door te voeren. Denk aan het aanpassen van processen en werkinstructies, het verduidelijken van verantwoordelijkheden, het verbeteren van leveranciersinformatie, het verminderen van dubbele invoer en het beter laten aansluiten van systemen en afdelingen.

Daarbij neem ik ook de eisen mee die voor de organisatie en de producten relevant zijn, bijvoorbeeld op het gebied van douane, GPSR, PPWR of het Digital Product Passport.

Het doel is niet om meer administratie te creëren. Het doel is juist om processen zo in te richten dat informatie één keer goed wordt vastgelegd en daarna betrouwbaar kan worden teruggevonden en gebruikt.

Als je merkt dat informatie steeds opnieuw moet worden opgezocht, verschillende afdelingen hun eigen bestanden bijhouden of wijzigingen niet goed door de organisatie lopen, is dat meestal een goed moment om het geheel eens onder de loep te nemen.

Neem contact op voor meer informatie of kijk voor meen informatie op de pagina’s Supply chain proces- en datanulmeting of Standaardisatie en Procesoptimalisatie