Import en Product Compliance in 2025
Hoe zorg je dat jouw product voldoet aan EU-regelgeving?
Internationaal ondernemen biedt kansen, maar brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Bedrijven die producten importeren of distribueren binnen de Europese Unie zijn niet alleen commercieel actief, maar dragen ook een juridische verantwoordelijkheid voor productveiligheid, duurzaamheid en traceerbaarheid in de keten.
De Europese regelgeving verandert voortdurend. CE-markering, REACH, EUDR, UPV en het aankomende Digital Product Passport stellen steeds hogere eisen aan importeurs. Ook de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) en het Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM) brengen nieuwe verplichtingen mee rond duurzaam inkopen en CO₂-rapportage.
Wie niet aantoonbaar compliant is, loopt risico’s bij controles, terugroepacties of aansprakelijkheidskwesties.
Bedrijfs- en leveranciersinformatie; import compliance
Een betrouwbare keten begint bij de juiste leveranciersinformatie, maar due diligence betekent meer dan alleen documenten opvragen. Controleer of de informatie die je ontvangt ook klopt.
Vraag om bewijs van kwaliteitssystemen, auditrapporten en certificeringen zoals ISO 9001, BSCI, Sedex of SA8000 en controleer deze op echtheid. Ga na of jouw leverancier de productie daadwerkelijk uitvoert op de opgegeven locatie of dat er sprake is van doorverkoop via tussenhandelaren.
Due diligence houdt in dat je risico’s in de keten actief beoordeelt en maatregelen neemt om non-compliance te voorkomen. Dat kan door leveranciers te toetsen op naleving van wetgeving, productveiligheid en duurzaamheid, en deze informatie te onderbouwen met bewijs.
Voor producten met verhoogde risico’s, zoals onder de EUDR of bepaalde REACH-beperkingen, is een schriftelijke leveranciersverklaring of due-diligence-procedure verplicht.
Als importeur ben je binnen de EU juridisch verantwoordelijk voor de producten die je op de markt brengt, ook wanneer je afhankelijk bent van een buitenlandse fabrikant. Leg afspraken over productverantwoordelijkheid, kwaliteit en herkomst vast in contracten en zorg dat deze afspraken periodiek worden gecontroleerd.
Meer over ketentransparantie lees je in Hoe stevig is de due diligence in jouw keten
Product compliance
Elk product dat in de EU wordt geïmporteerd of verkocht moet voldoen aan de geldende Europese richtlijnen en normen. Denk aan CE-markering, RoHS, EMC, de Speelgoedrichtlijn of specifieke eisen voor machines of consumentenproducten.
Zorg dat je beschikt over een volledig technisch dossier met test- en keuringsrapporten, productspecificaties, gebruiksaanwijzingen en een geldige EU-conformiteitsverklaring (DoC). Controleer daarnaast of etiketten voldoen aan de taalvereisten en verplichte informatie in elk land van verkoop.
Als importeur heb je niet alleen administratieve verplichtingen, maar ook een informatie- en zorgplicht richting consumenten. Je moet gebruikers op een duidelijke en begrijpelijke manier informeren over het veilige gebruik van het product, inclusief eventuele veiligheidswaarschuwingen, gebruiksaanwijzingen, etikettering in de juiste taal en, waar van toepassing, bijvoorbeeld textielvezelbenamingen, ingrediënten- of energieverbruiksinformatie.
De nieuwe Verordening (EU) 2023/988 Algemene Productveiligheid (GPSR) versterkt de eisen voor productveiligheid en traceerbaarheid. Producten moeten aantoonbaar veilig zijn en de herkomst van ieder artikel moet te allen tijde kunnen worden vastgesteld. Richt daarom een systeem in waarmee leveranciers, batchnummers en producten met elkaar gekoppeld worden, zodat je altijd weet waar een product vandaan komt en aan wie het is geleverd.
Verkoop je online, dan moet de productinformatie ook digitaal beschikbaar zijn voor consumenten, conform artikel 21 GPSR.
Controleer actief of vergelijkbare producten als jouw assortiment recent in de EU zijn gemeld als onveilig via Safety Gate, het Europese waarschuwingssysteem voor gevaarlijke producten. Zo voorkom je dat je onbewust producten importeert die niet voldoen aan de Europese veiligheidsnormen.
Wees je ervan bewust dat de verantwoordelijkheid bij de importeur ligt. Jij bent verplicht om documentatie actueel te houden en op verzoek van autoriteiten te kunnen overleggen.
Lees meer over de nieuwste eisen in Nieuwe wet productveiligheid GPSR en Een nieuw product importeren: waar moet je op letten
Duurzaamheid, recycling en UPV
De verantwoordelijkheden van importeurs beperken zich niet tot productveiligheid. Nieuwe regels richten zich op duurzaamheid, herkomst en producentenverantwoordelijkheid.
Controleer of jouw organisatie geregistreerd is voor de Uitgebreide Producentenverantwoordelijkheid (UPV). Dit geldt voor onder meer verpakkingen, elektronica, batterijen en textiel.
Daarnaast geldt de EUDR (Ontbossingsverordening) voor producten zoals hout, rubber, soja, cacao en koffie. Importeer je dergelijke goederen, dan moet je kunnen aantonen dat deze ontbossingsvrij zijn geproduceerd.
Bereid je ook voor op het Digital Product Passport (DPP), dat onderdeel uitmaakt van de nieuwe Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR). Daarmee wordt productinformatie digitaal traceerbaar gemaakt. Bedrijven die nu al gegevens over materialen, oorsprong en duurzaamheid verzamelen, lopen straks voorop.
Lees meer over de EUDR in Wat moet een kleine importeur regelen voor de EUDR?
Productclassificatie en EU-verplichtingen
Een correcte productclassificatie vormt de basis van elk importproces. De juiste HS-code bepaalt niet alleen de invoerrechten, maar ook of aanvullende vergunningen, certificeringen of veiligheidscontroles vereist zijn.
Een verkeerde indeling kan ertoe leiden dat de verkeerde conformiteitsrichtlijn wordt toegepast of dat een REACH-toets niet correct wordt uitgevoerd. Controleer daarom regelmatig of de HS-codes nog actueel zijn. Gebruik hiervoor betrouwbare bronnen zoals Access2Markets of de TARIC-database.
Daarnaast is het essentieel om het juiste land van oorsprong vast te leggen. Dit bepaalt of handelsverdragen van toepassing zijn en welke preferentiële tarieven gelden.
Bewaar alle documenten, facturen en certificaten digitaal en overzichtelijk, idealiter in een ERP- of compliance-systeem. Zo kun je bij controles direct aantonen dat je administratie op orde is.
Organisatie en interne borging
Compliance vraagt om meer dan documenten alleen. Het is een continu proces dat geborgd moet zijn binnen de organisatie.
Wijs een verantwoordelijke aan voor import, productveiligheid en duurzaamheid. Leg taken en bevoegdheden vast en zorg dat medewerkers getraind zijn in de relevante regelgeving voor hun productcategorie.
Onder de GPSR geldt dat elk bedrijf dat producten in de EU op de markt brengt een contactpersoon voor productveiligheid (artikel 9 GPSR) moet aanwijzen. Deze persoon fungeert als aanspreekpunt voor markttoezichtautoriteiten.
Voer periodieke interne audits uit en controleer of procedures worden nageleefd. Houd wijzigingen in wet- en regelgeving actief bij, zoals REACH, EUDR, CBAM of de GPSR.
Een gestructureerde organisatie voorkomt fouten en toont aan dat naleving structureel is verankerd.
Conclusie
Productcompliance is geen administratieve last, maar een strategische randvoorwaarde voor toekomstbestendig ondernemen.
Bedrijven die hun processen op orde hebben, beperken risico’s, versterken hun betrouwbaarheid en bouwen aan een duurzame reputatie.
Met de Zelfscan Import & Product Compliance krijg je snel inzicht in de mate waarin jouw organisatie voldoet aan de geldende verplichtingen. De uitkomst laat zien waar de risico’s liggen en vormt de basis voor gerichte verbeteracties.
Bronnen relevante wet- en regelgeving
De Zelfscan en dit artikel zijn gebaseerd op actuele Europese en Nederlandse wetgeving, waaronder
- Verordening (EU) 2023/988 Algemene productveiligheid (GPSR)
- Verordening (EU) 2019/1020 Markttoezicht en productconformiteit
- Verordening (EU) 2023/1115 Ontbossingsvrije producten (EUDR)
- Richtlijn 94/62/EG Verpakkingen en verpakkingsafval
- Verordening (EG) 1907/2006 REACH (chemische stoffen)
- Verordening (EG) 1272/2008 CLP (etikettering gevaarlijke stoffen)
- Verordening (EU) 2023/956 CBAM (koolstofgrenscorrectie)
- Richtlijn (EU) 2024/825 Right to Repair
- Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD, conceptfase)
- Burgerlijk Wetboek Boek 6 Artikel 185 e.v. Productaansprakelijkheid