Vastleggen van procedures en processen
Gemiste kansen
In de afgelopen jaren ben ik werkzaam geweest binnen verschillende organisaties. En nu ik als interim ondernemer meer bij de bedrijven binnen kom. Merk ik dat de manier van werken en bijbehorende processen, procedures of werkbeschrijvingen, niet of nauwelijks zijn vastgelegd, verouderd of niet algemeen beschikbaar zijn.
Zonde! Een gemiste kans, want als je als bedrijf/afdeling dan te maken krijgt met een grotere werkdruk en er (tijdelijk) nieuwe medewerkers worden ingezet is er niet voldoende op papier beschikbaar. Hierdoor ben je veel tijd kwijt aan de uitleg en begeleiding en moet alles worden vastgelegd terwijl er al zo veel werk ligt.
Waar begin je
Als je werkt met vaste stappen, leg het dan tussendoor eens vast. Laat je collega er ook eens kritisch naar kijken en bewaar het digitaal op een plek die logisch vindbaar is voor medewerkers.
En kijk er tussentijds eens naar en pas aan als het niet meer klopt.
Kleine moeite, die veel tijd kan schelen, voor het moment er een nieuwe collega voor de deur staat of iemand je werkzaamheden moet overnemen omdat je eindelijk op je verdiende vakantie gaat.
Procesmanagement
Maar ook op hoger managementniveau is het belang van procesmanagement niet altijd duidelijk. Als je als ondernemer wilt weten wat er binnen de organisatie gebeurt en hoe efficiënt de processen zijn. Of hoe een product of dienst tot stand komt en welke mensen en apparatuur zijn er nodig om dit doel zo effectief mogelijk te bereiken. Moet er wel iets zijn vastgelegd.
Het documenteren is ook noodzakelijk ook voor ISO certificering en behouden van certificering.
Ik ben er door ervaring achter gekomen dat het duidelijk in beeld brengen van de werkstromen en handelingen tot efficiëntere processen kan leiden. En dat standaardisatie binnen de processen het werk ten goede komt.
Dus waarom niet? Waarom zou je niet proberen beter te werken en de kwaliteit van de input en output te verbeteren? Dat iets vastligt betekent niet dat er nooit meer iets mag veranderen en verbeteringen zijn uitgesloten. Of dat dit extra werk inhoudt. Juist niet zou ik zeggen!
Of misschien ook wel, want een betere kwaliteit komt terug in de klanttevredenheid en meer orders is natuurlijk meer werk…
Advies en begeleiding
Als KAM-coördinator binnen een productiebedrijf heb ik veel ervaring opgedaan met het analyseren en vastleggen van werkstromen, ISO-procedures en certificering. Mocht je hier begeleiding voor zoeken of een adviseur nodig hebben die de procedures objectief bekijkt. Kun je contact opnemen met VAN EYCK ADVIES.