Administratie bij invoer en uitvoer
Administratie; wat is er nodig aan gegevens, welke documenten bewaar je, hoe lang ? En hoe zorgt dit niet voor extra handelingen in het huidige proces? Allemaal vragen die u als ondernemer stelt bij uitbreiden van uw bedrijf en producten. Zeker als u buiten Nederland gaat ondernemen, zal dit extra vragen van uw organisatie. Want ook de belastingdienst en douane stellen hun eisen.
Bij het schrijven van dit artikel probeer ik een stukje uit te lichten, dit is maar een fractie van de benodigde informatie. Daarnaast gelden voor elk bedrijf, product en land weer andere voorwaarden. Als de bedrijfsprocessen eenmaal zijn ingericht op invoer en uitvoer is het goed beheersbaar en inzichtelijk. Maar aan het begin is er een hoop waar aan moet worden gedacht.
Vastleggen van bewijs bij uitvoer
Wanneer u bijvoorbeeld goederen exporteert naar niet-EU-landen brengt u 0% btw in rekening aan uw afnemer. U moet wel de export aantonen. Mocht u de uitvoer van de producten niet kunnen aantonen zal er een naheffing plaatsvinden door de belastingdienst.
Het aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten, houdt in het kort in dat u transport- en uitvoerdocumenten moet kunnen tonen die als keten aangeven dat de goederen zijn uitgevoerd.
Een keten is bijvoorbeeld
Verkoper
– Factuur
– Paklijst
– CMR, laden op de vrachtwagen (ondertekend door verkoper)
– Uitvoerdocument (indien dit vanuit verkoper kan)
↓
Vervoerder
– Transportdocument
– AWB (Air Waybill) – bij luchtvracht
– B/L (Bill of Lading) – bij zeevracht
– CMR (vrachtwagen) – bij land transport
– CMR nu ondertekend door chauffeur bij ontvangst goederen en door verkoper
– Uitvoerdocument (of via agent)
↓
Douane
Uitvoerdocument wordt gesloten wanneer de goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten.
Dit gebeurd bij het douane kantoor op plek van uitgang en moet binnen 150 dagen hebben plaatsgevonden
Alle gegevens op de documenten moeten corresponderen. Denk hierbij aan het juiste aantal coli, gewicht en factuurnummer. Maar ook de bedragen, de omschrijving en HS-code moet overal overeenkomen EN overeenkomen met het werkelijke product.
Bewaar documenten bij de factuur en maak een duidelijk systeem om deze makkelijk terug te vinden
Bij Ex-works (Af fabriek) levert u geen documenten aan voor het transport en heeft u in principe geen bewijsvoering, dan moet u de klant vraag om een kopie van het uitvoerdocument en getekende CMR en liefst ook kopie van het transportdocument.
“Vraag altijd een kopie van de uitvoeraangifte op en vraag om bevestiging van uitvoer. Bewaar deze goed samen met uw factuur.”
Vastleggen bewijs bij Invoer
Ook voor de invoer dient u de documenten die worden gebruikt bij de invoer te administreren.
Alle gegevens op de documenten moeten corresponderen. Denk hierbij aan het juiste aantal coli, gewicht en factuurnummer. Maar ook de bedragen, omschrijving en HS-code moet overal overeenkomen EN overeenkomen met het werkelijke product. Controleer bij invoer dan ook of de HS-code die door de leverancier is opgegeven klopt. Dit kan bijvoorbeeld via de TARIC site.
Aangifte bij in- of uitvoer
Een aangifte wordt ook wel een uitvoerdocument/ invoerdocument, Ex-A of Enig document genoemd, het kan ook een transitiedocument zijn en dan heeft u te maken met T1. Met dit document geeft u de uitvoer of invoer aan bij de douane.
Vaak wordt de uitvoeraangifte verzorgd door de expediteur die de lading gaat transporteren of deze laat de aangifte verzorgen door een gespecialiseerde douane-expediteur. Wanneer u veel gaat exporteren kunt u hier ook zelf software voor aanschaffen, wel is er dan intern een expert (declarant) nodig om de uitvoer correct uit te voeren.
Voor de uitvoeraangifte heeft de declarant uw factuur en een paklijst nodig. Hierop moeten minimaal een goede omschrijving, de HS-code, het bedrag en aantal colli en gewicht per colli staan. Mocht u meerdere HS-codes hebben bij uitvoer moet per HS-code bepaald kunnen worden wat de waarde is, hoeveel colli en gewicht het betreft. Ook het land waarnaar wordt getransporteerd, het Eori-nummer en btw-nummer moeten worden vermeld.
VAN EYCK ADVIES
De administratie bijhouden bij de invoer en uitvoer van producten is een belangrijk aspect van het internationaal ondernemen. Heeft uw organisatie te maken met invoer/ uitvoer en kunt u advies gebruiken bij het opzetten van een goede administratie, die past binnen uw organisatie en werkwijze? Neem contact op met VAN EYCK ADVIES voor een vrijblijvend gesprek hoe ik u hierbij van dienst kan zijn.