Samenwerken met een 3PL: Waar moet je op letten?
Logistiek en warehousing draait om efficiëntie en slimme samenwerking, vooral als je werkt met een Third-Party Logistics (3PL) provider. Je wilt zeker zijn van een goed voorraadbeheer, controle, opslag , verpakken, consolidatie en transport van je goederen. Een goede samenwerking met je 3PL is essentieel om fouten, vertragingen en onnodige kosten te voorkomen. Waar moet je als logistiek manager op letten?
1. Duidelijke afspraken: SLA’s maken
Een Service Level Agreement (SLA) legt de afspraken over prestaties, serviceniveau en verantwoordelijkheden tussen jouw bedrijf en de 3PL-provider vast. Denk hierbij aan onderwerpen zoals inslag, opslag, levertijden, orderverwerking en klantenservice. Goede SLA’s voorkomen misverstanden en zorgen voor een soepele samenwerking. Daarnaast maken duidelijke KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) prestaties meetbaar en houden ze iedereen op één lijn.
2. Werkwijze 3PL vastleggen met SOP’s
Standaard operationele procedures (SOP’s) beschrijven stap voor stap hoe processen uitgevoerd moeten worden. Denk aan duidelijke instructies over voorraadbeheer, retouren en orderverwerking. Door deze werkwijzen vast te leggen, werk je efficiënter en voorkom je fouten. Iedereen – intern én extern – weet precies wat er moet gebeuren, waardoor de samenwerking soepeler verloopt.
3. Systeemkoppelingen: Zorg voor naadloze integratie
Je logistiek werkt pas echt efficiënt als je systemen goed integreren met die van je 3PL. Dit kan via EDI (Electronic Data Interchange) of API’s, waardoor orders, voorraadniveaus en track & trace-informatie automatisch worden uitgewisseld. Zonder een goede koppeling loop je het risico op fouten, vertragingen en een gebrek aan overzicht.
4. Administratie en documentbeheer: Houd alles op orde
Internationaal transport betekent meer papierwerk zoals: facturen, vrachtbrieven en douanepapieren. Als deze documenten niet goed worden beheerd, kan dat vertragingen of zelfs boetes opleveren. Zorg daarom voor een gestructureerd documentbeheer zodat alles op elk moment binnen je eigen organisatie beschikbaar is.
5. Monitoren en continu verbeteren
De samenwerking met een 3PL stopt niet na de handtekening onder het contract. Blijf prestaties meten, processen evalueren en verbeteringen doorvoeren. Periodieke evaluaties zorgen ervoor dat je flexibel blijft en kunt inspelen op veranderingen in de markt.
VAN EYCK ADVIES heeft ruime ervaring in het opstellen van SLA’s en SOP’s met 3PL-serviceproviders. Neem vrijblijvend contact op om te ontdekken hoe ik je hierbij kan helpen.